- Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi pracownicy Zakładu Usług Komunalnych w Rawiczu, zgodnie z podziałem czynności i przekazują do sekretariatu.

2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie,

2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,

3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

3. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

4. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

4) mylnie skierowanych,

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

6. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

7. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.

Korespondencję można skierować do urzędu także za pośrednictwem platformy ePUAP. W tym celu proszę skorzystać z poniższego odnośnika.

http://zukrawicz.pl/p,36,epuap